CRA Eventos - Criação, Planejamento e Organização


Como Organizar Eventos

Conheça algumas regras básicas para organizar um evento.

Seja um evento corporativo, social, técnico ou promocional, ele requer tempo, dedicação e muita experiência. Cabe ao organizador trabalhar com fornecedores confiáveis que atendam as necessidades do evento.Listamos alguns itens que podem colaborar com o sucesso do seu evento.

Mailing

É o inicio de tudo, de nada adianta planejar um evento bacana se o mailing da empresa não está atualizado. Os convidados dão o tom da festa.

Convite

Deve ser criativo, impactante e traduzir o perfil do evento.

Espaço

Deve-se analisar a localização, o entorno, as instalações e o conforto a ser proporcionado aos convidados.

Capacidade

O dimensionamento do local é vital. Se o espaço for pequeno para o número de convidados, atrapalha o serviço, se for muito grande passará a imagem que o evento não teve sucesso.

Acessibilidades

Verifique sempre se o espaço tem acesso, e WC para portadores de necessidades especiais.

Buffet

A qualidade é fundamental. Se o orçamento é restrito é preferível optar por um coquetel de bom gosto e qualidade a servir uma variedade de pratos com qualidade duvidosa e sem criatividade.

Estimativa de comida por convidado

Cuidado com comidas exóticas, certifique-se em servir uma comida que agrade a todos os convidados. Inclua uma segunda opção, uma boa massa resolve.

Cardápio

Para sofisticar o cardápio, muitos buffets denominam os pratos com nomes que você não sabe o significado. Não se intimide, pergunte, afinal você é o cliente e tem o direito de saber o que será servido no seu evento. Muitas vezes o nome é muito mais pomposo que o prato que será servido.

Degustação

Não compre gato por lebre, caso nunca tenha provado a comida do buffet peça para fazer uma degustação, é importante experimentar e avaliar a apresentação.

Bebidas

Uma boa bebida não pode faltar, caso não saiba o que servir, entre em contato com uma importadora de bebidas e peça ajuda. Muitas empresas trabalham em consignação, você pode devolver as bebidas que não foram geladas.

Estimativa de bebida por convidado:

Decoração / Cenografia

A decoração é um item que faz a diferença. Deve estar de acordo com o perfil da festa, ser aconchegante, elegante e refletir a imagem da empresa que oferece o evento. Conheça alguns trabalhos de decoração para eventos no site  www.oitocenografia.com.br

Limpeza

Os banheiros devem estar limpos durante todo o evento, é importante ter uma pessoa dando suporte em tempo integral. Contrate uma equipe de profissionais, eles providenciam os materiais de limpeza.

Música

Uma boa musica deixa qualquer ambiente mais agradável e acolhedor. Um estilo musical que se ajusta bem a um evento é o Lounge.

Animação

A animação é hoje um dos ingredientes que mais distinguem um evento de sucesso de outro. A animação indicada é aquela que envolve os convidados, existem grupos de percussão que fazem o maior sucesso nos eventos.

Brindes

Todo mundo gosta de um “presentinho”. Mas cuidado com a qualidade do que será oferecido ao convidado / participante do evento. Um ditado antigo diz que o feio é para quem dá e não para quem recebe.

Recepcionistas

São indispensáveis, mas não basta ser bonita, a recepcionista tem que ser simpática e pro-ativa. Não confie em foto, peça para fazer a seleção, foto engana e muito, pode acreditar. É fundamental que alguém da organização do evento treine as recepcionistas e estabeleça as diretrizes.

Aparência

É outro ponto importante. Fique atento com a produção das recepcionistas: cor do esmalte, cabelos limpos, acessórios…

Tempo

O sucesso de um evento depende muito do tempo dedicado aos preparativos. Quando o tempo é restrito, é preferível contratar uma agência de eventos experiente para dar conta do recado.

Preço

É importante definir a verba a ser investida no evento para não perder tempo. Não existe milagre, por menor que seja o evento alguns itens são fundamentais. Cuidado, muitas vezes o barato sai caro e pode comprometer o resultado esperado.

Manobristas

Ofereça o melhor aos convidados, contrate uma empresa idônea para trabalhar no evento. Confira se a empresa oferece seguro e avalie o numero de manobristas.

Gerador

Faça o possível para colocar o gerador, se acabar a energia você sentirá falta. Não corra riscos no seu evento.

Montagem

Não deixe para fazer no dia, monte na véspera, dependendo do tamanho a montagem deve ocorrer com dias de antecedência. A produção do evento deve evitar imprevistos, lembre-se da lei de Murphy.

Controle

Palavra mágica! Nunca perca o controle do evento, é importante que a organização tenha controle de todas as variáveis para gerenciar a montagem. Pode ter certeza que os imprevistos irão aparecer.

Certifique-se

Antes de correr riscos certifique-se da idoneidade dos fornecedores que irão fazer parte da grande “orquestra” a ser gerenciada por você.

Como os eventos ocorrem em tempo real, a agência de eventos responsável pela organização deve estar atenta a todos os detalhes, se um único fornecedor falhar o evento será comprometido. Ao longo de muitos anos trabalhando com eventos você descobre que tudo pode acontecer.